Een nauwkeurige en georganiseerde financiële administratie is cruciaal voor e-commerce ondernemers en dropshippers, vooral met het oog op internationale belastingverplichtingen (global taxing). Het automatisch doorsturen van facturen van abonnementen naar uw boekhouder kan dit proces aanzienlijk vereenvoudigen. In deze gids bespreken we hoe u met behulp van Outlook’s automatische doorstuurfunctie uw facturen efficiënt kunt beheren en delen.

Waarom Facturen Automatisch Doorsturen?

Het automatisch doorsturen van facturen biedt meerdere voordelen:

• Efficiëntie: Vermindert de noodzaak voor handmatige verwerking van elke ontvangen factuur.
• Consistentie: Zorgt ervoor dat alle relevante documenten direct bij uw boekhouder terechtkomen.
• Organisatie: Houdt uw inbox overzichtelijk en voorkomt dat belangrijke facturen over het hoofd worden gezien.

Stappenplan: Automatisch Doorsturen van Facturen in Outlook/Hotmail

Stap 1: Maak een Specifiek E-mailadres voor Facturen

Het is aan te raden een apart e-mailadres aan te maken, bijvoorbeeld facturen@uwdomein.com, waar al uw facturen naartoe worden gestuurd. Dit maakt het eenvoudiger om een doorstuurregel in te stellen zonder per afzender te hoeven filteren.

Stap 2: Inloggen op uw Outlook/Hotmail-account

• Ga naar Outlook.com en log in met uw accountgegevens.

Stap 3: Navigeren naar de Instellingen

• Klik rechtsboven op het tandwielicoon om naar de instellingen te gaan.
• Selecteer onderaan ‘Alle Outlook-instellingen weergeven’.

Stap 4: Doorstuuradres Instellen

• Ga naar ‘E-mail’ > ‘Doorsturen’.
• Vink ‘Doorsturen inschakelen’ aan en voer het e-mailadres in waarnaar u de facturen wilt doorsturen, bijvoorbeeld dat van uw boekhouder.
• Als u een kopie van de doorgestuurde berichten in uw eigen inbox wilt bewaren, vink dan ‘Een kopie van doorgestuurde berichten bewaren’ aan.
• Klik op ‘Opslaan’ om de instellingen te bevestigen.

Stap 5: Filter Instellen voor Specifieke E-mails (Optioneel)

Als u alleen bepaalde e-mails wilt doorsturen, bijvoorbeeld facturen van specifieke afzenders, kunt u een filter instellen:

• Ga naar ‘E-mail’ > ‘Regels’.
• Klik op ‘Nieuwe regel toevoegen’.
• Geef de regel een naam, bijvoorbeeld ‘Facturen doorsturen’.
• Stel de voorwaarden in, zoals ‘Van’ en voer het e-mailadres van de afzender in.
• Stel de actie in op ‘Doorsturen naar’ en voer het e-mailadres van uw boekhouder in.
• Klik op ‘Opslaan’ om de regel te activeren.

Belang van een Nauwkeurige Financiële Administratie

Het automatisch doorsturen van uw facturen naar uw boekhouder draagt bij aan een nauwkeurige en tijdige verwerking van uw financiële gegevens. Dit is essentieel voor het voldoen aan internationale belastingverplichtingen en het behouden van een helder overzicht van uw bedrijfsfinanciën.

Bij Suits Finance begrijpen we de unieke uitdagingen waarmee e-commerce ondernemers en dropshippers worden geconfronteerd. Onze expertise als e-commerce boekhouder stelt ons in staat om u te ondersteunen bij het optimaliseren van uw financiële processen en het waarborgen van compliance met internationale belastingregels. Neem vandaag nog contact met ons op voor persoonlijk advies en ontdek hoe wij u kunnen helpen uw financiële administratie te stroomlijnen.

Door deze stappen te volgen, zorgt u ervoor dat uw financiële gegevens nauwkeurig en efficiënt worden beheerd, wat bijdraagt aan een gezonde bedrijfsvoering en naleving van internationale belastingverplichtingen.